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Ein schlankes Tool fürs ganze Netz

Im Jahr 2018 beschloss das Frachtnetzwerk EURODIS, zukünftig eine einheitliche Software zur Ausschreibung von Transporten zu nutzen. Die Entscheidung fiel auf die Logistikplattform TENDER des Freiburger Softwarehauses Cargoclix, die der Kooperation die Arbeit in vielen Bereichen deutlich leichter macht. 

Freiburg i.B., 11. Januar 2024. Wenn Stephan Kübler, Network Director des Frachtnetzwerk EURODIS mit Hauptsitz in Weinheim, an Ausschreibungsprozesse denkt, bereitet ihm das Thema schon lange keine schlaflosen Nächte mehr. Obwohl die insgesamt 16 EURODISNetzwerkpartner, die europaweit aufgestellt sind, pro Tag weit über 100 länderübergreifende Transporte durchführen und dafür, sowie für neue Verbindungen, passende Dienstleister finden müssen, ist das trotz der beachtlichen Summe kein Aufgabengebiet, das für Stress sorgt. „Dabei ist es noch gar nicht so lange her, dass das anders war“, berichtet Kübler und lacht. Denn zuvor kamen für diese Prozesse klassische Excel-Tabellen zum Einsatz – und davon sehr viele. „Das war ein riesiger Aufwand“, erinnert er sich. „Und dieser Aufwand hat Ressourcen blockiert. Auch vor dem Hintergrund unseres starken Wachstums brauchten wir eine effizientere Lösung.“ 

Eigene Transporte führt die EURODIS-Zentrale in Weinheim nicht durch. Das erledigen ausschließlich die Netzwerkpartner. Doch die Zentrale koordiniert, organisiert und plant, stellt die zentrale IT zur Verfügung und definiert für alle Partner feste Standards zur Qualitätssicherung. Qualität – dieses Kriterium sollte auch für Ausschreibungen gelten. Ein Projektteam aus der Netzwerkplanung setzte sich damals zusammen, hinterfragte Prozesse, suchte nach Lösungen. „Ein schlankes Tool, das gut bedienbar ist – das war unsere Vision“, sagt Kübler. 

Nach einer intensiven Phase der Recherche fiel die Wahl von EURODIS auf den Logistikmarktplatz TENDER von Cargoclix. Ein Grund für die Entscheidung war unter anderem die Tatsache, dass bei TENDER die Abrechnung nach Vergabe erfolgt und keine Kosten für die Bereitstellung entstehen. Nach und nach wurden schließlich immer mehr Transporte über TENDER ausgeschrieben, seit 2020 alle. „Die Netzwerkpartner haben die Einführung von TENDER, sowie die zentrale Koordination der Ausschreibungen, sehr positiv aufgenommen, niemand hat sich überfahren gefühlt“, fährt der Network Director fort und berichtet von der Anfangszeit der Nutzung: „Schnell kristallisierte sich heraus, dass TENDER eine große Unterstützung ist. Durch die europaweite Reichweite war es uns nun ermöglicht, Transportpartner zu finden, die wir zuvor mit unseren Ausschreibungen nicht erreicht haben“, führt er an. 

Eine der für EURODIS wichtigsten Funktionen des Tools ist die Möglichkeit, bereits bekannte Dienstleister zu Ausschreibungen einzuladen, gleichzeitig aber über den Tellerrand hinauszuschauen: Wer ist als Unternehmen neu dabei? Wer kommt als Transportdienstleister in Frage? Die verschiedenen Abfragemöglichkeiten der Plattform nutzt das Netz, um Informationen über die verschiedenen Frachtführer einzuholen: Wer bietet welche Leistung? Und wer veranschlagt für welche Leistung welchen Preis? 

Geht es schließlich um die Auswahl eines Dienstleisters, ist der Preis allerdings nur ein Kriterium, das in den Entscheidungsprozess mit einfließt. „Er allein ist nicht maßgeblich“, erläutert Kübler. „Mindestens genauso wichtig ist die gebotene Qualität.“ 

Bei einer der jüngsten TENDER-Ausschreibungen gab es eine Rückmeldung von mehr als 300 Frachtführern. Alle boten an, die geforderten Transporte durchzuführen. Rund 50 von ihnen kamen in die engere Auswahl und wurden genauer unter die Lupe genommen. Um sich ein Bild über die Leistungsfähigkeit zu machen, werden auch immer wieder Testtransporte durchgeführt, um zu sehen, ob das Angebot stimmt. 

Lässt Stephan Kübler nun die vergangenen Jahre seit der Einführung von TENDER Revue passieren, kommt er zu einem sehr deutlichen Ergebnis: „Wir können die Plattform absolut weiterempfehlen.“ Das liege nicht nur an der großen Zahl an Frachtführern, über die man über die Plattform Zugriff habe, sondern auch an der Möglichkeit, im Rahmen einer Ausschreibung über bestimmte Kriterien eine Vorauswahl zu treffen. „Ist diese Vorauswahl erfolgt, können wir uns die einzelnen Anbieter in Ruhe genauer anschauen“, sagt er. „Das macht den Auswahlprozess einfach und übersichtlich.“ Überzeugt hat EURODIS aber auch die hohe Benutzerfreundlichkeit und der gute Support durch Cargoclix. „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben sich immer schnell um alles gekümmert, auch bei individuellen Belangen“, berichtet Kübler. „Egal, um welche Beratungsleistung es auch ging, der Kundendienst war immer eine zuverlässige Unterstützung.“ 

CARGOCLIX TENDER 

CARGOCLIX TENDER ist ein führender Marktplatz zur Durchführung von elektronischen Ausschreibungen von Kontrakten. Angepasst an die Bedürfnisse von Transport und Logistik ist TENDER auf alle wichtigen Transportmodalitäten und logistischen Dienstleistungen ausgelegt. Viele tausend Unternehmen aus Industrie, Handel und Logistik weltweit haben sich seit dem Jahr 1998 auf der Plattform registriert und nutzen TENDER. Cargoclix TENDER steht allen Nutzern in der Cloud als „Software as a Service“ zur Verfügung. 

Systembeschreibung 

Ausschreibung öffentlich oder geschlossener Teilnehmerkreis

 Auftraggeber können entscheiden, ob eine Ausschreibung öffentlich oder im geschlossenen Teilnehmerkreis durchgeführt werden soll. Cargoclix verfügt über ein führendes Netzwerk im Bereich Transport und Logistik, die über eine öffentliche Ausschreibung erreicht werden können. . 

Geschlossene Ausschreibung 

Eine geschlossene Ausschreibung erreicht nur die vom Verlader ausgewählten Dienstleister. Nicht eingeladene Dienstleister sehen eine geschlossene Ausschreibung nicht. 

Ratingsystem 

Über das Ratingsystem erhalten Sie Einblick in ein effektives Beurteilungssystem der Dienstleister und können sehen, wie andere Auftraggeber einen bestimmten Dienstleister einschätzen. 

Blacklist 

Um sicherzugehen, dass keine unerwünschten Dienstleister an einer öffentlichen Ausschreibung teilnehmen, können unpassende Spediteure und Frachtführer über eine Blacklist effektiv von den eigenen Ausschreibungen ausgeschlossen werden. 

Erweiterung der Dienstleisterbasis

 Cargoclix TENDER bietet eine effektive Möglichkeit der Stammdienstleisterverwaltung. Verlader können ihre Systemdienstleister einfach in die Plattform integrieren und übersichtlich in Gruppen organisieren. Sie behalten so alle wichtigen Fakten und aufschlussreiche KPI zu den Unternehmen jederzeit im Blick. 

Präqualifikation der Ausschreibungsteilnehmer (optional) 

Vor der eigentlichen Ausschreibung besteht die Möglichkeit, zunächst eine Präqualifikation vorwegzuschalten. In einer eigenständigen Runde füllen hierbei eingeladene Dienstleister einen vom Verlader erstellten Fragebogen aus. Auf diese Weise kann ein größerer Dienstleisterkreis gezielt auf Eignung für das Ausschreibungsprojekt überprüft werden. Nach der Präqualifizierung entscheidet der Verlader, welche Dienstleister zur Gebotsabgabe zugelassen werden sollen. 

Systemgestützte Erstellung der Ausschreibung

Die Vorbereitung der Ausschreibung erfolgt menügeführt. Schritt für Schritt werden alle Komponenten angelegt. Auch die Vorbereitung komplexer Sendungsstrukturen für unterschiedliche Verkehrsträger ist einfach und übersichtlich möglich. Die Matrix unterstützt unterschiedliche Feldfunktionen (Preisfelder, Textfelder, Dropdownfelder, Prozentfelder, Formeln, etc.), Kann- und Pflichtfelder, Einzel- und Bündelpreise, etc. 

Transparenz in der Ausschreibung 

Bei der Gebotsabgabe entscheidet der Auftraggeber, wie viel Information die Bieter über Ihre eigene Position im Vergleich zum Wettbewerb erhalten sollen. Das Spektrum reicht von hoher Transparenz bis hin zu blinder Gebotsabgabe.

Gebotsabgabe in einer oder mehreren Runden

Der Auftraggeber kann entscheiden, ob die Gebotsabgabe in einer oder mehreren Gebotsrunden im Internet erfolgen soll. 

Analyse der Ausschreibungsergebnisse

Nach der Gebotsabgabe unterstützt TENDER die effektive Auswertung der Ausschreibungsergebnisse. Das System macht es einfach, Szenarien mit unterschiedlichen Annahmen zu bilden und anschließend miteinander zu vergleichen. TENDER unterstützt den Auftraggeber zudem, den unter den gegebenen Restriktionen besten Preis zu finden. 

Best Price

Die Option “Best Price” ermittelt den unter den vom Verlader definierten Rahmenbedingungen rechnerisch besten Preis. 

Vergabeentscheidung und Abschluss des Kontraktes

Die Vergabeentscheidung wird durch den Verlader getroffen. In aller Regel sind der Entscheidung persönliche Gespräche zwischen Verlader und Dienstleister vorweggegangen. Meist wird der Vertragsabschluss durch Unterschrift des durch den Verlader zugrunde gelegten Vertrages durch beide Seiten dokumentiert. 

Revisionssichere Archivierung der Ausschreibungsergebnisse

Nach Abschluss einer Ausschreibung werden die Ergebnisse im Archiv sicher verwahrt. Alle Details der Ausschreibung werden gespeichert und eine Vergabeentscheidung kann auch nach Jahren revisionssicher nachvollzogen werden. 

Download der Ergebnisse

Die im Archiv gespeicherten Daten stehen dem Verlader zum Download zur Verfügung und können so auch jederzeit einfach in andere Anwendungen importiert werden. 

Vorlagen

Alle bereits durchgeführten Ausschreibungen können als Template genutzt werden. In der Vergangenheit durchgeführte Ausschreibungen können somit einfach kopiert, überarbeitet und als Vorlage für eine neue Ausschreibung genutzt werden.

Über EURODIS

EURODIS ist ein Netz für internationale Transporte mit einheitlichen Qualitätsstandards, einer durchgängigen Sendungsverfolgung und landesspezifischen Zusatzdienstleistungen, das in 38 Ländern Europas arbeitet. Die 1993 gegründete Kooperation führender nationaler Logistikdienstleister ist darauf spezialisiert, Pakete und Paletten in einem Netz zu befördern und zuzustellen. Dieses Kombifracht-Angebot erleichtert Versendern wie Empfängern das Handling von Sendungen und erhöht die Flexibilität im Versand. EURODIS transportiert B2Bwie B2C-Sendungen. Das Netz wird zentral von der EURODIS GmbH in Weinheim (Deutschland) gesteuert. Zu den Mitgliedern gehören Firmen wie Bonafide (Schweiz), Ciblex (Frankreich), Österreichische Post (Österreich), PostNL (Niederlande), Redur (Spanien/Portugal), SDA (Italien) oder trans-o-flex (Deutschland). 2022 haben EURODISMitglieder 50.000 Mitarbeiter beschäftigt, 23.000 Fahrzeuge gesteuert, rund 982 Millionen Sendungen befördert und 5,5 Milliarden Euro umgesetzt. 

Über Cargoclix

Cargoclix ist ein neutraler Internetmarktplatz für die elektronische Ausschreibung von Transporten und Logistikleistungen sowie ein Anbieter von modularen Zeitfenstermanagementsystemen. Die Dienstleistungspalette der Logistikplattform „Cargoclix TENDER“ umfasst weltweite Ausschreibungen von Kontrakten für Transporte auf Straße, Schiene, Luftfracht, See- und Binnenschifffahrt, Kurier-ExpressPaketdienstleistungen sowie Logistikdiensten, wie zum Beispiel Lagerei. Mit über 28.000 registrierten Mitgliedern aus Industrie, Handel und Spedition gehört TENDER zu den führenden internationalen Ausschreibungsplattformen für Transport und Logistik. Zentrales Produkt des Geschäftsbereichs Zeitfenstermanagement ist die modular anpassbare Software „Cargoclix SLOT“ zur Optimierung der Abläufe an der Rampe. Mit mehr als 150.000 Mitgliedern ist SLOT eines der meistgenutzten Zeitfenstermanagementsysteme. 

Cargoclix ist eine Marke der Dr. Meier & Schmidt GmbH. Das Unternehmen wurde 1998 gegründet und hat seinen Sitz in Freiburg i.Br. www.cargoclix.com

August 19, 2024