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Un estudio empírico sobre la efectividad y los beneficiosde los sistemas de gestión de franjas horarias

El atasco de tráfico en la rampa, los largos tiempos de espera al cargar y descargar, los conductores frustrados y los operadores abrumados de la rampa: tales escenarios aún no son infrecuentes en Alemania y Europa. La falta de eficiencia asociada es mucho más que una molestia general, pero también implica altos costos tanto para los clientes como para los proveedores de servicios logísticos. Se sabe desde hace muchos años en el sector logístico que los sistemas de gestión de franjas horarias son una ayuda esencial para estructurar los procesos en las rampas y hacerlos más económicos. Pero, ¿qué tan efectivos son realmente estos sistemas, qué tan claramente se pueden reducir los tiempos de espera y los procesos generalmente ecualizados y mejorados? Para averiguarlo, Cargoclix, proveedor del sistema de gestión de franjas horarias basado en la web SLOT, preguntó específicamente a los operadores y supervisores de rampas en otoño de 2019 sobre sus expectativas de la solución de software y el logro de sus objetivos en la realidad.

La encuesta se centró en los operadores de rampas de almacenamiento en Alemania y otros países europeos que estuvieron activos como clientes de Cargoclix SLOT durante el período de la encuesta. 148 empresas con reservas en un total de 509 ubicaciones participaron en la encuesta durante el período de la encuesta, con el 80 por ciento de ellas manejando entre 11 y 50 camiones al día en sus rampas.

Ya en 2016, Cargoclix había determinado los beneficios de los sistemas de gestión de franjas horarias desde la perspectiva de los proveedores de servicios logísticos como parte de un estudio. El estudio que se está llevando a cabo actualmente pone en foco la perspectiva de otro grupo de usuarios del sistema SLOT basado en la nube de la compañía Freiburg, y revela una multitud de resultados.

Requisitos para la franja horaria

En los sistemas de gestión de los operadores de rampa una cosa es cierta: las expectativas de los operadores de rampa al utilizar los sistemas de gestión de las franjas horarias son altas y multifacéticas. Los usuarios que participaron en la encuesta consideran que los siguientes aspectos son importantes o muy importantes:

•         Ecualización de los tiempos de carga máxima en la rutina diaria y una distribución uniforme de los camiones en la rampa (95 por ciento).
•         Mejora general de los procesos en la rampa (93 por ciento).
•         Las capacidades de rampa (personal, carretillas elevadoras, etc.) se usan de manera uniforme (92 por ciento).
• Comunicación mejorada (88 por ciento).
•         Reducción de tiempos de producción para carga y descarga (83 por ciento).
•         Mejores condiciones para los conductores de camiones (71 por ciento).

Estos puntos son cruciales para que los operadores de la rampa consideren la introducción de un sistema de gestión de franjas horarias. El estudio también muestra hasta qué punto los requisitos se han cumplido en la práctica. Y de hecho: los resultados confirman que los sistemas pueden hacer una contribución significativa para mejorar notablemente la situación en la rampa.

Cómo funcionan los sistemas de gestión de franjas horarias 

El factor decisivo al considerar si vale la pena la introducción de un sistema de gestión de franjas horarias en la rampa es la cuestión del efecto de utilizar dicho sistema en la práctica. Los siguientes resultados muestran que las influencias pueden variar:

•         El objetivo, que el 93 por ciento de los encuestados consideraba muy importante o importante, mejorar los procesos en la rampa en general con un sistema gestión de franjas horarias, fue alcanzado por casi todas las empresas. El 60 por ciento de los operadores de rampa encuestados declararon que habían optimizado en gran medida sus procesos, y el 14 por ciento, incluso por completo. El 22 por ciento ha logrado parcialmente el objetivo. Al cuatro por ciento, no se pudo lograr una optimización general de los procesos en la rampa.
•         El objetivo de igualar las cargas máximas durante el día, por ejemplo por la mañana, y lograr una distribución uniforme de camiones se hizo realidad para el 96 por ciento de los operadores de rampas. La mayoría declaró que habían logrado en gran medida este objetivo, 14 por ciento incluso completamente.

•         El 96 por ciento de los encuestados descubrió que el uso de la gestión de franjas horarias descubrió que el personal y los montacargas en la rampa se usaban de manera más uniforme, al menos en parte.

•         El 94 por ciento de los operadores de rampas declararon que habían logrado un cambio significativo en los tiempos de producción. Estos se habían acortado en parte o incluso masivamente.

Es particularmente notable el hecho de que el uso de un sistema de gestión de franjas horarias también tuvo efectos positivos que los operadores de la rampa no habían esperado, y que por lo tanto no se clasificaron como importantes por adelantado o no jugaron ningún papel en la decisión. Por ejemplo, el 57 por ciento de los operadores de rampa encuestados consideraron importante o muy importante reducir los costos mediante el uso del sistema. De hecho, el estudio muestra que los costos han disminuido en un 73 por ciento de todos los encuestados. El 41 por ciento mencionó ahorros en una escala mayor, y en el siete por ciento de los encuestados la reducción de costos fue incluso significativa. Esto sugiere que los efectos de reducción de costos de los sistemas de gestión de franjas horarias todavía se descuidan o se subestiman en muchas empresas. 

Los camioneros son un grupo profesional que tiene que sufrir particularmente de procesos caóticos en la rampa. Según el estudio, un sistema de gestión de franjas horarias contribuye en un 90 por ciento de los casos a mejorar notablemente las condiciones de trabajo en la rampa para los conductores. El 42 por ciento de los participantes del estudio indicó que las condiciones para los conductores habían mejorado en parte, y el 24 por ciento en su mayor parte. El siete por ciento informó que las condiciones de trabajo de los conductores habían cambiado casi completamente para mejor. A este respecto, los autores del estudio señalan que, además del uso de un sistema de gestión de franjas horarias, medidas como puertas cubiertas, instalaciones sanitarias limpias y horarios de rampa flexibles, también tienen un impacto significativo en la satisfacción de los conductores.

El estudio también produjo otro resultado interesante: solo el 58 por ciento de los participantes del estudio habían esperado la abolición de las listas de Excel para el manejo de la rampa al introducir un sistema de gestión de franjas horarias. De hecho, el 75 por ciento había logrado este objetivo en su totalidad, en gran parte, o al menos en parte, después del lanzamiento. Por lo tanto, la introducción de SLOT tuvo un efecto secundario agradable para la mayoría de los usuarios, que inicialmente no se consideró de gran importancia.

• Los efectos del costo y el tiempo son los más importantes

Una vista de los resultados detallados del estudio muestra hasta qué punto un sistema de gestión de franjas horarias puede optimizar los procesos en la rampa:

•         El uso de un sistema de gestión de franjas horarias reduce notablemente los tiempos de espera para los conductores en la rampa. Esto mostró que el seis por ciento de todos los operadores de rampa encuestados casi no tenían tiempos de espera para los conductores en la rampa después de la introducción del sistema. Otro 23 por ciento pudo reducir sus tiempos de espera en un 50 a 75 por ciento. Alrededor de la mitad de todos los encuestados, es decir, el 48 por ciento, declararon que habían reducido los tiempos de espera en al menos una cuarta parte, incluso a la mitad. El 23 por ciento logró una reducción en los tiempos de espera de hasta un cuarto. Este resultado permite sugiere dos conclusiones: los sistemas de gestión de las franjas horarias son un componente importante para acelerar el manejo de los vehículos en la rampa. Sin embargo, los sistemas de gestión de franjas horarias no son sustitutos de una buena y flexible planificación del personal, especialmente en las horas punta. Es solo la interacción de varios factores, la llegada predecible de los camiones y el manejo rápido de los vehículos después de su llegada lo que puede garantizar que el procesamiento en el sitio se pueda llevar a cabo de manera particularmente rápida y eficiente. Además, los resultados confirman que esto no solo beneficia a los operadores de rampas de los sistemas de gestión de franjas horarias, sino que también los transitarios tienen un beneficio no despreciable. Los operadores de rampas también pueden mejorar el manejo mediante optimizaciones adicionales, por ejemplo, mediante la introducción de rampas rápidas.

•         Los operadores de rampas que usan sistemas de gestión de franjas horarias también tuvieron efectos significativos en otra área: la puntualidad de los proveedores de servicios logísticos, incluso si esto todavía deja algo que desear entre los transportistas en muchos lugares, mejoró significativamente. En particular, la utilización del sistema de gestión de franjas horarias ayudó al 29 por ciento de los operadores de rampa encuestados a mejorar la puntualidad de los proveedores de servicios logísticos en valores de entre el 50 y el 100 por ciento. El 26 por ciento de los encuestados vio una mejora en la puntualidad de al menos la mitad al 75 por ciento, tres por ciento incluso hasta el 100 por ciento. Con un 39 por ciento, la mayoría de los responsables de la rampa encuestada mejoró la puntualidad entre un 26 y un 50 por ciento. Después de todo, el 32 por ciento logró una mejora de puntualidad de hasta una cuarta parte. Sin embargo, estos resultados también muestran que todavía hay potencial para la puntualidad.

Aunque parece fácil culpar a los transportistas principalmente por la falta de puntualidad, los resultados del estudio también sugieren otra idea: los operadores de rampa son tan responsables de este asunto como los proveedores de servicios logísticos. La eficacia de un gestión de franjas horarias se puede aumentar aún más, por ejemplo, mediante sistemas adicionales para determinar la ETA (hora estimada de llegada). Cargoclix también ofrece una solución correspondiente como componente modular. Ningún sistema, por sofisticado que sea, puede evitar los atascos de tráfico que se producen cuando se transportan mercancías. Sin embargo, si un operador de rampa sabe de antemano que un camión llega tarde usando las herramientas apropiadas e inicia las medidas apropiadas, se le brinda la oportunidad de planificar posibles demoras y adaptar los procesos ad hoc.

•       Demasiado esfuerzo burocrático, como la falta de puntualidad, es una de las mayores molestias y problemas de logística. Como muestra el estudio, los sistemas de gestión de franjas horarias también tienen un efecto positivo en esta área. El 18 por ciento de los operadores de rampa encuestados dijo que esto se ha reducido en al menos 51 a 75 por ciento, cuatro por ciento incluso mencionó una reducción en el esfuerzo de 76 a 100 por ciento. El 34 por ciento notó una reducción del 26 al 50 por ciento en el esfuerzo burocrático, mientras que el 44% vio reducido el esfuerzo burocrático hasta en una cuarta parte. Aunque este aspecto no representa un argumento decisivo para la introducción de un sistema de gestión de las franjas horarias, en contraste con la reducción de los tiempos de espera y la mejora de la puntualidad, sí proporciona un notable efecto secundario positivo y, por tanto, ayuda a evitar los errores de procesamiento.

• Gestión de franjas horarias tiene un impacto significativo en los costos de personal. Los costos de personal cayeron hasta un 25 por ciento en el 81 por ciento de los operadores de rampa encuestados, y otro 15 por ciento casi redujo a la mitad sus costos de personal. Según los datos recopilados, un potencial de ahorro promedio de 20 a 30 por ciento parece realista en promedio en costos de personal. Sin embargo, el ahorro de personal no debe significar que ya no es posible despachar rápidamente los camiones a la rampa y que las ventajas de costos en otras áreas están más que compensadas. Aquí, se recomienda a los operadores de rampas que desplieguen a su personal de tal manera que sea posible la máxima flexibilidad y los mínimos tiempos de espera, especialmente en las horas pico.

•         También se pueden ver resultados positivos en el desarrollo de los cargos por sobrestadía. En el 60 por ciento de los encuestados, estos disminuyeron hasta en un 25 por ciento, en un 21 por ciento más, incluso a la mitad. Como parte de la encuesta, el 13 por ciento informó una caída de hasta el 75 por ciento, el seis por ciento pagó un abandono extremadamente bajo o incluso no más. El monto de dicha sobrestadía depende, entre otras cosas, de la ubicación y el tiempo de descarga. Las tasas que los tribunales alemanes aceptaron según corresponda en varias sentencias oscilan entre 30 y 60 euros por hora en promedio. Por lo tanto, los operadores de rampas pueden ahorrar costos mediante el uso de un sistema de gestión de franjas horarias.

Todos los resultados detallados muestran en resumen que la introducción de un sistema de gestión de franjas horarias no solo optimiza el trabajo diario en rampas en muchos lugares, sino que también reduce los costos. Además, el estudio confirma que los requisitos que los operadores de rampas tienen para un sistema de gestión de franjas horarias pueden demostrarse en la práctica.

La importancia de un precio de reserva de bajo costo

¿Cuánto puede costar una franja horaria? ¿Qué cambios conlleva un sistema de gestión de franjas horarias? ¿Qué cambios conlleva un sistema de gestión de franjas horarias? Cualquiera que se ocupe de la cuestión de una posible introducción siempre tiene en mente el precio de reserva de las franjas horarias individuales. Según el sistema de gestión de franjas horarias, los precios por franja horaria de carga y descarga se sitúan actualmente entre 50 céntimos y 2,50 euros, a veces incluso más. El importe incluye todos los procesos de reserva, transferencias de datos y soporte para el usuario. El precio de reserva de Cargoclix SLOT ha sido de 50 céntimos por una franja horaria durante años. Esto hace que Cargoclix SLOT sea uno de los sistemas de gestión de franjas horarias de bajo costo en el mercado. El precio puede ser asumido por igual por el cliente y el proveedor de servicios logísticos, lo cual es opcional para cada operador de rampa.

En un estudio anterior de 2016, Cargoclix preguntó a los proveedores de servicios de logística qué precio se consideraba aceptable para reservar un horario. En ese momento, el 72 por ciento de los encuestados habló a favor de un precio de reserva de hasta EUR 0,50 por SLOT, el 23 por ciento de los encuestados declaró que también aceptaban un precio entre EUR 0,51 y 1,00 como el límite superior: los precios más altos se consideraron extremadamente críticos.

El estudio actual confirma esto y muestra que el 57 por ciento de los operadores de rampa encuestados también calificaron el bajo precio de reserva de 50 céntimos como «muy importante» y el 17 por ciento como «importante». Esto significa que el bajo precio de reserva juega un papel importante para casi tres cuartos de los encuestados.

El precio específico de reserva de Cargoclix fue evaluado por el 95 por ciento de los operadores de rampa encuestados y, por lo tanto, casi todos ellos como «muy buenos» o «bastante buenos». Por esta razón, no deben descuidarse los efectos psicológicos que conlleva un precio de reserva favorable en combinación con mejoras relevantes en los procesos en las rampas. Por lo tanto, una combinación óptima de un precio bajo y un rendimiento mejorado mediante la introducción de un sistema de gestión de franjas horarias puede contribuir a largo plazo a mejorar notablemente la imagen de las rampas individuales.

Conclusión

Al igual que la encuesta de proveedores de servicios logísticos realizada por Cargoclix en 2016 sobre el uso de sistemas de gestión de franjas horarias, la encuesta actual con una encuesta de operadores de rampas también tiene una conclusión clara: los sistemas de gestión de franjas horarias son medios más que adecuados para desactivar y «luchar en la rampa» demostrablemente para lograr mejoras significativas para todos los lados. 

Mediante los sistemas de gestión de franjas horarias se logra el principal objetivo de igualar la congestión en los momentos de máxima carga durante el día en la rampa. Los tiempos de espera se reducen, en algunos casos de manera significativa, la planificación de todos los procesos es más sencilla y más eficaz, y los costos -incluidos los gastos de personal y los gastos de sobrestadía- también se reducen notablemente, lo que puede tener un efecto positivo en los estados financieros al final de un ejercicio económico.

Por supuesto, el manejo de los procesos en la rampa requiere un alto grado de disciplina, incluso después de la introducción de un sistema de gestión de franjas horarias. Los sistemas de gestión de franjas horarias sólo funcionan sin problemas si todo el mundo se adhiere a las fechas reservadas e informa de cualquier retraso lo antes posible. Sin embargo, los sistemas de gestión de las franjas horarias no eximen a los operadores de rampas de su deber de garantizar, mediante una planificación previsora y un equipo de rampa adecuado, que los vehículos lleguen rápida y eficazmente si llegan a tiempo y pueden planificarse.

También es importante para el éxito a largo plazo del uso de sistemas de gestión de franjas horarias que los operadores de rampa y los proveedores de servicios logísticos trabajen juntos. Con una planificación específica de los procesos y la disposición a usar y aceptar la oferta de un sistema de gestión de franjas horarias, existe un gran potencial para desactivar sustancialmente uno de los puntos focales más importantes en logística y ahorrar costos, para operadores de rampas y proveedores de servicios logísticos.

CARGOCLIX SLOT

CARGOCLIX SLOT es un sistema de gestión de franjas horarias basado en la web para la optimización de los procesos de carga y descarga en la rampa. Los operadores de rampa pueden establecer capacidades libres, los transitarios y transportistas reservan la hora de entrega deseada y pagan una tarifa de reserva por franja horaria. El acceso a Internet es suficiente para que los transitarios y transportistas hagan sus reservas.

Costo por reserva de espacio: 50 centavos.

Descripción del sistema

•         Interfaz con el sistema ERP o como una solución independiente
•     Tiempos de apertura de las rampas y longitudes de ventana de tiempo flexibles según el número de paletas, las toneladas, el tipo de vehículo, etc.
•     Ajuste individual de los tiempos de descanso y vacaciones, cambios de turno, límites de reserva, etc.
•     Almacenamiento de los límites de capacidad, como el personal, los montacargas o las capacidades de procesamiento
•         Diseños y asignación de derechos para cambio de reserva y cambios
•     Comprobación de la plausibilidad de los datos de la reserva mediante doble comprobación, comparación de rangos de números, etc.
•         Notificaciones y alertas basadas en eventos
•     Recopilación y evaluación de los flujos de entrada de mercancías con puntualidad y tiempos de manipulación
•         Ajuste en tiempo real de la ventana de tiempo reservado y no reservado (requisito previo: interfaz ERP)
•         Seguimiento de los procesos de carga y descarga en tiempo real con visualización en pantalla seleccionable como un horario con una vista de rampa, lista de reservas tabular, sistema de semáforo con símbolos de color
•     Registro de los flujos de mercancías entrantes con la hora prevista / hora del reloj por camión, la cantidad y la calidad de las entregas por envío y el saldo de las cantidades entregadas reales y deseadas de los contratos
•         Herramienta KPI «CARGOCLIX Logistics Monitor» para el control de rampas utilizando KPIs individuales (Key Performance Indicators)
•         «CARGOCLIX ETA» para el cálculo dinámico del tiempo de llegada en la rampa
•         «TERMINAL CARGOCLIX» Realización de «Porte 4.0» sin el uso de personal

Acerca de Cargoclix

Cargoclix es un mercado neutral de Internet para la licitación electrónica de servicios de transporte y logística, así como un proveedor de sistemas modulares de gestión de franjas horarias. La gama de servicios ofrecidos por la plataforma logística «Cargoclix TENDER» incluye licitaciones globales para contratos de transporte por carretera, ferrocarril, carga aérea, transporte marítimo y por vías navegables, servicios de paquetería urgente por mensajería y servicios logísticos como el almacenamiento. Con más de 28,000 miembros registrados de la industria, el comercio y el reenvío, TENDER es una de las principales plataformas internacionales de licitación para transporte y logística.

El producto central de la división Time Window Management es el software modularmente adaptable «Cargoclix SLOT» para optimizar los procesos en la rampa. Con más de 65,000 miembros, SLOT es uno de los sistemas de gestión de franjas horarias más utilizados. Cargoclix es una marca registrada del Dr. Meier & Schmidt GmbH. La compañía fue fundada en 1998 y tiene su sede en Friburgo i.Br. www.cargoclix.com